役員秘書(エグゼクティブアシスタント)

業種: 情報処理・ソフトウェア

職種: 管理部門・事務・企画 - 秘書

東京 (渋谷区), 日本 原宿駅 375,000 - 500,000
    正社員
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求人企業について

■会社概要
「名刺を企業の資産に変える」をコンセプトに、社内にある全ての名刺を集約することで、名刺を"価値ある資産"に変える名刺管理サービスを法人・個人向けに提供しています。

■会社情報
・業種 ソフトウェア・情報処理
・設立 2007年06月01日
・資本金 28億1250万円(2019年5月31日現在)
・従業員数 100~1,000名

仕事内容

■仕事内容
担当役員(人事部長)や人事部の業務内容を理解した上で、裁量をもって必要な調整を行い、担当役員・部門ひいては会社全体の生産性向上に寄与することがミッションです。
人事管掌取締役の個人秘書業務だけではなく部門全体の庶務業務もお任せします。
担当する取締役1名の秘書業務および管掌する人事部(約40名)の一部庶務業務を担当します。

▼秘書業務
・スケジュール管理(顧客訪問や社外・社内複数部署アポイント調整)
・来客対応、オンライン含む会議セッティング
・3カ月ごとに人事部全体のOKR(目標設定管理方法)とりまとめ
・人事部予算の管理
・出張に関する各種手配、調整
・経費精算などの事務処理
・イベント登壇や会議資料の作成
・メディア取材時の原稿確認
・業務委託先契約、各種購買管理
・慶弔、各種贈答品手配
・その他役員のサポート業務および庶務業務(ランチ手配、IT機器棚卸しなど)
*事務的な役員秘書業務を始めとして幅広く担当します。

▼部門アシスタント業務
・人事部内総務業務(評価面談の調整や部内全体への共有事項アナウンスなど)
・人事部メンバーの入退社時の対応
*他部門や事業部内メンバーと一部協業して行う業務もあります。

業務で利用するITツール
・社内連絡:Slack(社外の方との連絡でFacebookを利用する場合もあります)
・スケジュール管理:Googleカレンダー
・その他:Workday、Box、Zoom、Google Meetなど

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人事部のメンバーをSansan公式mimiブログで紹介しておりますので是非ご覧ください。
https://jp.corp-sansan.com/mimi/2020/03/interview-22.html

応募要件

■必須要件
・社会人経験(5年以上)
・部門アシスタントやグループセクレタリー経験(3年以上)
・基本的なPCスキル、ビジネスマナー
・同時並行的に業務を担当しても、冷静に物事に対処することができる方
・業務に対するスピード感、協調性、主体性、セルフスターターであること

福利厚生・待遇・その他

■給与・待遇
・給与
年収 5,000,000 円 - 6,800,000円

経験、能力等に応じて個別に決定します
時短勤務の場合は、年収条件が異なります
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(例)年収525万の場合
月額37.5万(基本給27.2万+時間外手当10.3万)
※時間外労働の有無に関わらず月45時間相当分の時間外手当を支給します
※45時間を超える時間外労働分についての割増賃金は追加で支給します
※試用期間(6ヵ月)中の条件変更はありません

・昇給 年1回(6月)

・賞与 年2回(1月/7月)
・各種社会保険完備
・交通費全額支給
・社員持株会

〈Know Me〉
異なる業務に当たっているメンバーが、社内交流のために三人一組で食事をする場合に飲食費が補助される制度。

〈Geek Seek〉
知識習得や業務効率向上に必要な書籍、ツールの購入やイベントなどの参加にかかる費用が補助される制度。
※エンジニア職、研究開発職、クリエイティブ職のみが対象

〈H2O〉
自宅の最寄り駅が表参道駅または渋谷駅から2駅以内の場合に、家賃にかかる費用の一部が補助される制度。
※正社員のみが対象

〈M2O〉
新卒入社時に表参道駅または渋谷駅から2駅以内が最寄り駅の住居に引っ越した場合に、新生活を始めるための費用として一定額が支給される制度。
※新卒入社の社員のみが対象

〈イエーイ〉
自宅で集中して業務を進める方が生産性や効率を上げられる場合に、1日単位で自宅勤務を選択できる制度。
※正社員のみが対象

〈どにーちょ〉
休日の静かな環境で業務を行う方が生産性や効率を上げられる場合に、平日と休日の勤務日を入れ替えられる制度。
※正社員のみが対象

〈MOM〉
保育園料の全額補助など、産休・育休を取得したメンバーのスムーズな職場復帰を後押しするさまざまな補助が受けられる制度。
※正社員のみが対象

〈KISS〉
育児中のメンバーが、ベビーシッターや家事代行サービスにかかる費用の補助を受けられる制度。
※正社員のみが対象

〈チャージ休暇〉
7月から10月までの期間中に連続3日までの特別休暇を取得できる制度。
※正社員のみが対象

Know Me(異なる業務に当たっているメンバーが、社内交流のために三人一組で食事をする場合に飲食費が補助される制度)、GEEK SEEK (エンジニア職、研究開発職、クリエイティブ職対象:知識習得や業務効率向上に必要な書籍、ツールの購入やイベントなどの参加にかかる費用が補助される制度)

■休日・休暇
【年間休日数:120日以上】
土日祝日、年末年始休暇 、有給休暇、チャージ休暇(7月から10月までの期間中に連続3日までの特別休暇を取得できる制度※正社員のみ対象)

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